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黑龙江律协出台《黑龙江省律师事务所规范化建设指引》

日期:2018-06-15    作者:办公室    来源:龙江律师网    阅读次数:    保护视力色:       
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近日,黑龙江省律师协会依据《中华人民共和国律师法》《律师事务所管理办法》和其他有关法律、法规,在广泛征求意见和建议的基础上,结合黑龙江实际,制订并印发了《黑龙江省律师事务所规范化建设指引》。

制订《黑龙江省律师协会律师事务所规范化建设指引》的目的

长期以来,如何提升律师事务所的管理水平,如何加强律师事务所的规范化管理,如何平衡合伙人之间的利益关系进而促进合伙人之间优势互补、合作共赢,如何促进律师事务所的专业化、团队化等问题一直困扰着律师事务所的管理者。此次出台的《指引》,在引导各律师事务所依法依规合理设置办公场所、建立规范的服务流程、培养良好的服务礼仪、制定统一的文书格式等方面做出了较为明确、具体的规定,对于进一步提高我省律师事务所管理水平,促进律师事务所依法、诚信、规范执业,推动我省律师行业持续、健康发展将起到积极的引领作用。

《黑龙江省律师协会律师事务所规范化建设指引》的主要内容

《指引》中明确了律师事务所规范化建设的具体要求,从基础设施、行政管理、业务管理、党建工作、合伙管理等五个方面进行规范,共计50条内容。《指引》为提升全省律师事务所规范化建设水平提供了直观、具体、操作性强的指导意见。《指引》不具有强制性,但《指引》的部分内容将作为省律师协会对律师事务所进行等级评价以及表彰奖励的重要依据。


黑龙江省律师事务所规范化建设指引

为加强我省律师事务所(含分所,下同)的管理,提高律师事务所管理水平,促进律师事务所依法、诚信、规范执业,推动我省律师行业持续、健康发展,根据《中华人民共和国律师法》《律师事务所管理办法》等相关法律、部门规章的规定,结合我省实际,制订本指引。

本指引不具有强制性,但本指引的内容将作为对省律师协会和相关部门对律师事务所进行等级评价以及表彰奖励的依据。

一、党建工作规范化建设指引【本项指引适用于有中共党员的律师事务所】

1、律师事务所应当加强中共党组织建设。有三名以上中共党员律师的,在符合条件后的三个月内,应当建立独立党支部;有中共党员律师但不具备建立独立党支部条件的,应当加入联合党支部。

2、律师事务所的党支部书记应当由具有中共党员身份的本所负责人或者合伙人担任,履行一岗双责。党支部要担负好直接教育党员、管理党员、监督党员和组织群众、宣传群众、凝聚群众、服务群众的职责,引导广大党员发挥先锋模范作用。

3、律师事务所应当积极支持党组织开展活动,建立完善党组织参与律师事务所管理的工作机制和党组织开展活动的保障机制。有条件的律师事务所可以设立专门或者共用的办公区域作为党员活动室。

4、律师事务所党组织应当严格按照上级党组织的要求和具体规定认真开展党的工作,落实党建工作责任制;应当组织党员学习宣传贯彻党的路线方针政策,加强党员的教育管理和纪律执行,加强律师和其他工作人员的思想政治工作、精神文明建设,积极在律师中培养发展党员;应当领导工青妇等群团工作,团结、发挥全体工作人员的工作积极性;应当组织开展公共法律服务和公益活动、文体活动,增强律师事务所凝聚力,切实发挥党组织的政治核心作用和律师党员的先锋模范作用。

二、行政管理规范化建设指引

1、律师事务所应当尽快改变传统的提成制薪酬模式,提倡律师事务所采取计时、计件、计时+提成、计件+提成等能够既保障律师基本收入,又能够体现按劳取酬、多劳多得原则的薪酬制度。

2、律师事务所应当与合伙人以外的全体律师和行政人员签订劳动合同,依法为包括合伙人在内的全体人员缴纳社会保险。提倡有条件的律师事务所建立企业年金制度或者为员工投保意外伤害保险以及商业养老、医疗保险。

3、律师事务所应当根据《会计法》的相关规定设立会计账簿,依法进行会计核算、实施会计监督,保障会计人员依法履行职责。

4、律师事务所应当及时以货币形式向律师和行政人员足额支付报酬。支付报酬时,应当尽量采取银行转账方式,尽量减少现金支付。

5、律师事务所应当根据司法部颁布的《律师事务所收费程序规则》的规定,统一向委托人收取律师费,统一与委托人结算,及时向委托人开具合法票据。

6、律师事务所应当明确要求委托人直接向本所财务部门交纳律师服务费用或通过银行转账到律师事务所账户,禁止直接交给律师个人或转入个人账户;应当尽可能杜绝律师私自收费和律师事务所违规收费。

7、律师事务所应当统一管理委托合同、收费票据。

8、律师事务所应当依法纳税。具有一般纳税人资格的律师事务所应当严格依照《增值税暂行条例》的规定向付款人开具增值税专用发票,不得虚开、乱开。

9、律师事务所应当在退费时要求委托人出具收据、交回已经开具的合法票据。

10、律师事务所应当依照《律师事务所管理办法》的规定建立执业风险、事业发展、社会保障等专项基金,提倡有条件的律师事务所在年度利润中提取学习培训、青年律师培养等专项基金。

11、提倡律师事务所建立年度财务预算、差旅费管理、财务支出审批等加强财务管理的相关制度。

12、提倡律师事务所为全体律师投保执业责任保险。

13、律师事务所应当建立并实施严格的用印管理制度,严防私刻、偷盖律师事务所印章;应当明确印章、所函、介绍信的种类、保管、使用范围及其审批程序。

14、律师事务所应当分开保管公章、财务章、负责人名章;应当建立印章及律师事务所法律文书使用的审批登记制度;应当严禁内部刻制多枚公章或在空白法律服务专用文书上加盖印章随意领用。

15、律师事务所应当建立统一的作息制度,有条件的律师事务所应当建立行政人员和授薪律师的带薪年休假制度。

16、提倡律师事务所实行工作时间统一着装、统一佩戴工牌制度。

17、律师事务所应当建立并实施内部培训制度,学习培训的频率可以根据事务所业务开展的需要灵活确定,但不宜低于每季度一次。

18、律师事务所应当建立并实施律师年度工作考评制度,考评项目可以包括但不限于:收费数、收案数、案件质量、委托人评价、同事评价、合伙人评价、理论文章、法律援助、公益活动等内容;考评方法宜以量化评价为主,以主观评价为辅。在考评过程中应当着重对律师日常执业活动中遵守法律、法规、规章及行业规范,遵守职业道德、执业纪律情况进行全面考评。

19、律师事务所应当建立并实施员工违纪惩戒制度,对于律师在日常执业活动中不能遵守法律、法规、规章及行业规范,不能遵守职业道德、执业纪律的情况应当给予严厉的惩戒。

三、合伙管理规范化建设指引【本项指引适用于合伙制律师事务所】

1、律师事务所应当切实落实合伙制度,提倡实行合伙人分级制度。实行合伙人分级制度的律师事务所应当建立并实施合伙人级别晋升、降低制度,以保证合伙人分级制度的实效性。

2、律师事务所应当根据本所的实际情况实行定额或者按创收额一定比例缴付运营费用的办所成本分摊模式,不宜采取“随用随付”的办所成本分摊模式。实行定额分摊模式的律师事务所宜采取年初固定时间缴付运营费用的办所成本分摊模式;实行按创收额一定比例缴付运营费用的律师事务所,可以采取提留比例固定、提留比例与创收额成正/反比的办所成本分摊模式。

3、合伙人之间进行利益分配应当综合考虑出资、创收、管理、履职等多种因素,不宜只依据出资、创收等经济性因素,而忽略管理、履职等经济性以外的因素。

4、律师事务所应当建立并实施对合伙人履职状况进行考核、评价的制度。对合伙人履职进行考核、评价时,可以综合考虑合伙人在对本所形象的塑造、团队作用的发挥、业务方面的引领、自律方面的示范、同事关系的处理等方面的表现。对合伙人履职状况进行考核、评价,应当以量化考核为主、主观评价为辅,尽可能保证考核、评价的客观、公正、公开。

5、合伙人在收案的审查、审批、登记、质量监控等方面应当严格执行本所制订的规章制度,不应当享有低于对聘用律师要求的标准的特权。

6、合伙人在业务开展方面应当做到分工协作、信息互通、资源共享,应当采取有效措施鼓励、促进合伙人之间的业务合作。

7、律师事务所应当建立合伙人业务合作框架下的利益分配规则/指引以及合伙人之间的案源保护制度,以规范、指导、促进合伙人之间的业务合作。

8、律师事务所应当在相关制度中明确合伙人接待的“窗口案件”作为律所公共收入的原则。

9、律师事务所应当建立合伙人之间利益冲突的解决规则/指引,以尽可能避免合伙人之间的利益冲突无法协调导致的不良后果。合伙人之间利益冲突的解决可以根据“事务所利益最大化”的原则设定解决规则/指引,也可以采取“合伙人票决”的解决方式。

10、律师事务所应当建立合伙人入伙的综合评价制度,评价因素可以包括:创收能力、业务能力、执业年限、职业道德和执业纪律、人脉资源、业内口碑以及本所认为需要的其他方面的评价因素。

11、律师事务所应当建立合伙人自愿退伙、除名、中止合伙人身份等适应合伙人队伍建设现实需要的相关制度。

12、合伙人自愿退伙时,其名下的出资份额应当予以退还。在确定予以退还的出资份额时,可以考虑出资、创收、管理、履职等多种因素,不宜仅考虑出资或者创收因素。

13、对合伙人的除名应当以严重违反合伙协议,严重损害本所名誉、利益、形象,严重损害律师行业形象、受到停止执业以上的行政处罚等情节严重的行为作为前提条件。除名制度中对于“严重”的标准应当做出明确的规定。

四、业务管理规范化建设指引

1、律师事务所应当建立并实施统一的收案审批制度,收案审批应当由律师事务所主任或者分管业务管理的副主任/合伙人负责。审批的内容应当包括但不限于(以诉讼案件为例):委托人信息、案情简介、审级、委托人诉讼地位、收费金额、审理法院、案件来源、诉讼时效、利益冲突等项内容。有条件的律师事务所可以通过办公软件或者信息化办公系统进行网上审批。

2、律师事务所应当建立并实施统一的收案审查制度,审查的内容应当包括但不限于(以诉讼案件为例):诉讼/申请执行的时效、上诉/再审期限、委托人主体资格、诉讼管辖、利益冲突等项内容。有条件的律师事务所可以通过办公软件或者信息化办公系统进行网上审查。

3、律师事务所应当建立并实施统一的收案登记制度,收案审批的各项内容均应当完整登记。有条件的律师事务所可以通过办公软件或者信息化办公系统进行网上登记。

4、律师事务所应当与全部案件的委托人签订委托合同。委托合同应当统一编号,至少一式两份,由委托人与律师事务所各执一份。律师事务所应当指定行政人员专人统一保管委托合同,有条件的律师事务所可以将全部委托合同制成电子文档形式保管。

5、律师事务所受理的收费案件应当以委托人支付的律师费金额为准及时开具发票。

6、律师事务所应当建立并实施保证案件质量的相关制度,包括但不限于:案件集体讨论制度、重大疑难案件集体讨论制度、模拟庭审、收案过程的书面记录、确定案件重大事项(例如诉讼请求、上诉请求、答辩内容、代理观点、举证内容的取舍)的过程的书面记录、案件关键节点(例如举证期限、答辩期间、开庭时间、得知裁判结果)及时向委托人通报等等。

7、律师事务所应当建立健全重大疑难、敏感案件的请示报告、集体研究和检查督导制度,规范受理程序,明确办理要求。

8、律师事务所应当建立并实施卷宗归档的相关制度,包括但不限于:立卷规则、案件办结的时间确认规则、装订方法、入卷材料的范围、入卷材料的装订顺序、卷宗归档的审批规则、不及时归档的处罚规则、归档卷宗的保管规则、归档卷宗的借阅规则等等。

9、律师事务所应当建立并实施接待委托人投诉的相关制度,包括但不限于:负责投诉处理事宜的岗位设置及权限、接待投诉的处理流程、对投诉进行处理的规则、投诉有理情况下的责任追究规则等等。

五、基础设施规范化建设指引

1、律师事务所的办公地点应当与省司法厅颁发的执业许可证登记的“住所”一致。办公地点宜设立在写字楼、公用办公楼等适宜办公并能够展现律师行业良好形象的地点,不宜设立在住宅区以及餐饮业、娱乐业集中的区域。

2、律师事务所应当合理设置办公、接待、会议、档案/资料保管等区域,应当设立独立的档案室,配备符合档案管理需要的档案保管设备。有条件的律师事务所可以设立形象展示区、会议室、模拟法庭、员工活动室、餐厅等必要的工作、生活区域。

3、律师事务所应当将省司法厅颁发的执业许可证正本悬挂于接待区、会客区或者财务办公区的醒目位置,应当通过展板或者多媒体设备等工具公示所内执业律师的姓名、照片、执业证号、擅长的业务领域、工作经历、获得的荣誉等相关信息,应当公示本所服务项目及收费办法、收费标准、投诉举报电话等信息。

4、有条件的律师事务所应当通过开设网站、使用信息化办公系统或者办公软件等途径加强信息化建设。

5、律师事务所应当依法规范建立网站、网页、微博、微信公众号等网络媒体平台,规范制作宣传推介资料、信息发布和律师名片。